Waarom gaat alles in je bedrijf zo stroperig? Maak kennis met de fast feedback loop

Het is maandagochtend. Teammeeting. Iedereen deelt zijn plannen voor de week, alles klinkt goed en jij denkt: lekker, we zitten weer op één lijn. Een week later loop je de actiepunten langs. En dan blijkt dat de helft niet gedaan is. Of nét niet.

Herkenbaar?

Of dit: je hebt een geniaal idee voor een nieuw aanbod. Dit wordt hem, dit wordt goud. En dan blijf je sleutelen. Polijsten. Twijfelen. Wachten. Tot je het niet meer voelt. En dan verdwijnt het in de digitale la, bij al die andere geniale ideeën.

Waarom blijven dingen zo vaak hangen? Waarom duurt alles zo lang?

Het echte probleem is niet dat jij of je team lui is. Het probleem is dat er te veel tijd zit tussen doen en horen hoe het ging. Zolang die afstand groot is, kun je niet bijsturen.

Het goede nieuws: daar is een quick win voor. Behapbaar en vandaag nog toe te passen. De fast feedback loop.

Luister of kijk je liever dan dat je leest? Dit onderwerp hebben we ook als podcast opgenomen. Die kun je hieronder beluisteren.

Wat kost het je als je pas volgende week hoort dat het niet gelukt is?

Een fast feedback loop is een proces om snel feedback te krijgen, zodat je iets kunt verbeteren. Jezelf, je product, je proces, je team. Whatever voor jou belangrijk is.

Volg je me al langer, dan ken je de cycle of action: je start iets op, je houdt het vol en je rondt het af. Zo werk je de hele dag in cirkels, privé en zakelijk. Een fast feedback loop kun je daarmee vergelijken. Alleen stel je er één vraag bij: hoe kort maak je die cirkel?

In de meeste bedrijven duurt die cirkel een week. Of een maand. Of, nog erger, een kwartaal.

Kijk maar wat er in zo'n weekritme gebeurt. Iedereen heeft het ineens, wonderbaarlijk genoeg, heel druk. De actielijst puilt uit. En de echte kernacties, die écht bijdragen aan resultaat, schuiven op.

"Ach, volgende week spreken we elkaar weer. Vrijdagmiddag pak ik hem wel. Of maandagochtend, net voor de meeting."

En ja, dan is het op tijd. Alleen: het had zes dagen sneller gekund. En dat gebeurt niet met één taakje bij één medewerker. Dat gebeurt bij al je medewerkers, met heel veel taken. Tel dat eens bij elkaar op.

Het gaat niet mis op het moment dat iets niet af is. Het gaat mis op het moment dat je het pas een week later hoort.

In sales zie je hetzelfde. Veel teams kijken pas aan het eind van het kwartaal naar de cijfers. Dan krijg je het klassieke zigzagpatroon: richting het einde wordt er nog even serieus gepiekt, daarna gaat het weer rustig aan. Na zes, zeven weken check je weer in: "Oh nee, we lopen achter." En daar ga je weer.

Ook dat is een feedback loop. Maar wel een hele trage.

Zie het zo. Een meeting die alleen terugkijkt op wat er wel of niet gebeurd is, werkt als een thermometer. Je meet de temperatuur, maar je verandert er niks aan. En als je niks verandert, ligt je toekomst al vast. Dat is je geprogrammeerde toekomst: volgende week dezelfde uitleg, dezelfde vertraging, dezelfde stroop.

Een thermostaat stelt de temperatuur wél in. En dat is precies wat een fast feedback loop doet: jij bepaalt het tempo, in plaats van achteraf te constateren wat ervan terechtkwam.

Waarom harder werken of langer perfectioneren het niet oplost

Eerst een paar dingen die níet werken. Grote kans dat je jezelf in minstens één ervan herkent.

"Ik lanceer pas als het perfect is"

Vanuit je zolderkamertje, of waar je ook maar aan het plotten en plannen bent, gebeurt er precies niks. Pas als iets de wereld in gaat, krijg je echte feedback. Van echte mensen, in plaats van je eigen interne werelddialoog.

Dat betekent niet dat je je naam te grabbel gooit. Je hebt nog steeds een standaard: wat jij minimaal bereid bent te tolereren. Voelt iets als een 3? Flikker het dan niet zomaar de wereld in. Zorg dat het een 5,5 of een 6 is.

Maar kijk er wel eerlijk naar. Dat perfectionistische brein van jou roept zomaar "dit is een 3", terwijl het voor elk normaal denkend mens al een 6 is.

Perfectie bereik je niet door langer te sleutelen. Die bereik je door sneller feedback op te halen.

"Ik zoek het zelf wel uit"

Alles zelf fixen en uitvogelen voelt goedkoop. Het is juist het duurste wat er is. Mijn eigen coach Tommy zegt het zo:

"De grootste kostenpost is het geld dat je kunt verdienen, maar niet verdient. Of de impact die je kunt maken, maar nu niet maakt.
Alles zelf uitzoeken en uitvoeren is geen fast feedback loop. Dat is een slow feedback loop."

"Ik schrijf het elke avond op, dus ik ben ermee bezig"

Journalen kan werken. Maar alleen met jezelf zit er een valkuil in. Stel, je stelt al vier dagen uit dat je twintig mensen moet bellen. Dan schrijf je op: "Ik had ze moeten bellen. Morgen doe ik het." En de avond erna schrijf je precies hetzelfde.

Dan heb je vooral bewustwording gecreëerd over wat je níet doet. Vervolgens vind je jezelf een loser en sla je jezelf mentaal in elkaar. Dat helpt niemand.

"Coaching of een mastermind? Dat durf ik nog niet"

Eerlijk? Als je 1-op-1 coaching niet durft én de Relaxed Vlammen Mastermind ook niet, dan kun je je afvragen of je überhaupt geschikt bent om te ondernemen. Maar dat is een verhaal voor een andere keer.

Plan je liever nog drie maanden dan dat je volgende week eerlijke feedback krijgt? Dan is dit niet voor jou. Ben je klaar met stroop? Lees dan verder.

Hoe installeer je een fast feedback loop? Vijf plekken om vandaag te beginnen

1. In je team: vraag of het vandaag nog kan

Terug naar die maandagochtendvergadering. De actiepunten zijn besproken. Voordat iedereen uit elkaar gaat, stel je als voorzitter één vraag. Stel, Gijs zit aan tafel.

"Gijs, wat is de belangrijkste actie die jij uit deze vergadering meeneemt?"

"Rapport X klaarmaken."

"Oké, goed. Kun je dat vandaag nog doen?"

En dan blijf je stil. In die stilte zit de kracht.

"Oeh, nee nee nee, dat gaat echt niet lukken."

Je breekt niet in. Je blijft ruimte bouwen met vragen. "Wat maakt dat het niet lukt?"

"Ik moet A, B en C ook nog doen, ik heb het echt druk."

"Hoe belangrijk zijn die dingen als je ze naast dit rapport legt? En naast het resultaat dat eruit moet komen?"

"Als je het zo zegt… Dat rapport is veel belangrijker. Als dat klaar is, kunnen Corrie en Gert verder en halen we dat project sneller binnen."

Dit is jouw taak als leider. Dit moet jij eruit halen bij je mensen. Met vragen als "Lukt het vóór het eind van de dag?" of "Lukt het net na de lunch, zodat we even kunnen samenkomen?" komt de echte eerlijkheid op tafel.

In de stilte na "kun je dat vandaag nog doen?" zit de kracht.

En kijk ook naar jezelf. Een taak die je in je hoofd groot, moeilijk en spannend hebt gemaakt, schuif je graag nog even voor je uit. Als jij dat als leider al doet, wat denk je dan dat er in je team gebeurt?

Haal deadlines vaker naar voren. Dat is het hele idee. Hier valt voor bijna iedere ondernemer enorm veel winst te halen.

2. In je aanbod: slinger je MVP de wereld in

Heb je eindelijk de knoop doorgehakt over een nieuwe dienst, een online programma of een e-book? Blijf dan niet hangen in plannen en tweaken.

Zet de meest eenvoudige variant die goed genoeg is zo snel mogelijk live: je minimum viable product. Een versie die op dat moment een 5,5 of een 6 is, en die je op basis van echte feedback doorontwikkelt naar een 8,5 of hoger.

Vanuit beweging krijg je feedback. En vanuit feedback kom je juist veel sneller bij perfectie.

3. Op jezelf: organiseer een eerlijke spiegel

Anderen feedback geven is makkelijker dan zelf geconfronteerd worden. Toch is dit misschien wel de belangrijkste.

Er is een reden dat ik (John) al bijna tien jaar zelf een 1-op-1 coach heb. Al jaren spreek ik elke donderdagmiddag van drie tot vier met Tommy. Coachingthema's, praktische vraagstukken, cliëntcasussen. Het draait steeds om hetzelfde: snel feedback krijgen, zodat ik weer door kan pakken.

Is coaching (nog) een stap te ver? Dan zijn er alternatieven:

• Een buddy op niveau. Een sparringpartner met wie je elkaar wekelijks of tweewekelijks accountable houdt. Even bellen, alle eerlijkheid op tafel. Het werkt minder goed dan iemand die je betaalt voor serieuze coaching, zo simpel is het. Maar het is een goede derde optie, na 1-op-1 coaching en de Relaxed Vlammen Mastermind.
• Elke dag journalen. Wel rauw en eerlijk, geen "lief dagboek". Wat ging goed? Waar heb ik uitgesteld? Waar ben ik trots op? Voor mij werkt het niet, maar sommige mensen zweren erbij. Houd alleen de valkuil van hierboven in je achterhoofd.

4. In je content: de terugkijklus van 3 minuten

Stel je video's, podcasts of dat boek eindeloos uit? Doe dan wat ik in 2015 deed. Camera neerzetten. Een paar dingen opschrijven. Praten. Na drie minuten terugkijken. Opnieuw. Terugkijken. Opnieuw.

Dat is een extreem korte fast feedback loop.

Zie je zelf niet wat beter kan? Spreek dan met iemand af dat je op een vaste datum vijf video's aanlevert, gewoon zonder goed geluid of licht, en vraag om keiharde feedback.

Topsporters doen niet anders. Voetballers en basketballers kijken zichzelf terug om te zien waar ze kunnen corrigeren, direct in de eerstvolgende training of wedstrijd.

Wil je ergens beter in worden? Oefenen is stap één. Terugkijken maakt het verschil.

5. In je sales: elke vrijdagmiddag een review

Of je nu een salesteam hebt of je eigen salesteam bent: bepaal minstens per week je salesdoelen. En ga bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag samen zitten.

Stel, het doel was 100 ingeplande afspraken. Er staan er 75. Dat is feedback. Wat is de reden? Wat moet volgende week beter? Stel je doel bij, bijvoorbeeld naar 125. Lukt het weer niet, dan ga je er dieper op in.

Mooie bijvangst: iedereen moet vóór die review zijn dashboards en CRM bijgewerkt hebben. Inclusief jijzelf. 

Wekelijks is een goed ritme, voor sommigen werkt dagelijks zelfs beter. Maar wacht niet tot het eind van het kwartaal. Dan valt er niks meer te corrigeren.

Welke fast feedback loop installeer jij vandaag?

Fast feedback loops brengen snelheid, eerlijkheid en actie. In je bedrijf én in je leven. Maar alleen als je ze daadwerkelijk installeert. Het gaat om implementatie.

Dus hier is je opdracht. Grote kans dat je tijdens het lezen dacht: dit kan ik daar toepassen, en dat daar. Prima. Maar kies er één. Voer hem deze week nog uit. En laat me weten welke het is, als stukje accountability: mail het naar john@lsob.nl. Want als je het deelt, maak je het echt.

Wil je sneller van A naar B? Dan is een goede coach misschien wel de snelste fast feedback loop die er is. In de Relaxed Vlammen Mastermind kun je sparren met ondernemers van je eigen niveau. Liever 1-op-1? Dan kijken we of coaching met mij of met Jasper bij je past.

Plan een vrijblijvend gesprek via lsob.nl/gesprek en we zoeken samen uit wat jouw beste volgende stap is.

Verklein de afstand tussen doen en horen. Dan volgt de rest vanzelf.