Productiviteit verhogen? Volg deze 12 stappen om veel meer uit je dagen te halen

Het verhogen van je productiviteit is cruciaal als je meer gedaan wilt krijgen in minder tijd. Toch is het makkelijker gezegd dan gedaan. In de praktijk ben je vaak minder productief als wat je eigenlijk diep van binnen wilt. Niet voor niets lees je daarom nu dit artikel om je productiviteit te verhogen, maar wat kan je nu eigenlijk doen om efficiënter je doelen te bereiken? Over productiviteit is al heel erg veel gezegd en geschreven. Veel onzin, maar zeker ook heel veel nuttige dingen. En juist die nuttige elementen, vanuit mijn eigen perspectief dan, ga ik in dit artikel voor je uiteenzetten. Op een manier dat het leuk en begrijpelijk is om te lezen. Maar bovenal dat je er ook daadwerkelijk wat mee kunt. Want laten we eerlijk zijn. Weer een artikel lezen in de hoop iets nieuws te leren draagt nou niet echt bij aan lekker productief zijn.

Dit artikel gaat ervoor zorgen dat je productiviteit omhooggaat. Niet met alleen maar simpele tips die je allemaal al weet maar niet toepast. Maar met een logisch opgebouwd verhaal om te zorgen dat je meer uit je dagen gaat halen dan je nu doet.

Hoe kan ik mijn productiviteit verhogen, mijn to do lijsten wél een keer afkrijgen en dan ook nog tijd voor mezelf hebben?

Deze vraag ga ik beantwoorden via de 12 volgende stappen. Neem er even rustig te tijd voor, want het is best veel om je productiviteit te verhogen.
Pak pen en papier om direct actiepunten op te schrijven waar je vandaag nog mee aan de slag kunt gaan. Na het lezen én implementeren van de volgende stappen ben je productiever dan ooit.

Inhoudsopgave met 12-stappenplan voor meer productiviteit:

1. Deal met de gesprekken met jezelf
2. Bepaal een WIG
3. Waar bouw je op?
4. Kaders met winnende routines
5. Je dag begint de avond daarvoor
6. Knip het op
7. Blokken van tijd
8. Durf te kiezen
9. Acties die wél bijdragen aan resultaat
10. Niet blijven zagen
11. Minder doen voor meer resultaat
12. Tijd voor jezelf is geen straf

Mijn naam is John Slabbekoorn. Mede eigenaar en Coach binnen Lifestyle of Business.
Vroeger werd ik in mijn toenmalige vriendengroep gekscherend al vaak John ‘Planning’ genoemd. Ik had altijd het overzicht en de planning als we op vakantie waren. En de portemonnee trouwens ook. Zal iets met controle te maken hebben denk ik haha.

In de afgelopen jaren heb ik het productief werken en plannen tot een soort van kunst verheven. Daardoor krijg ik altijd veel gedaan terwijl ik veel rust en overzicht ervaar.

Vanwege de grote vraag en mijn kennis en ervaring op dit vlak heb ik nu dit stappenplan geschreven. Zodat jij ook steeds meer gedaan kunt krijgen in minder tijd terwijl je ook nog eens veel rust en overzicht ervaart. RelaxedVlammen noemen we dit ook wel binnen Lifestyle of Business

————

Liever verder lezen als E-boek + alle punten afchecken in de digitaal invulbare checklist?
Download de 12 stappen + checklist 100% gratis  hier of via de afbeelding hieronder.

————

1: Deal met de gesprekken met jezelf

Voordat we richting de meer praktische tips en inzichten gaan om jouw productiviteit te vergroten kan ik niet anders dan eerst bij dit punt stil te staan. Want als je de kern boodschap vanuit dit punt niet begrijpt en oppakt dan zullen alle volgende punten vroeg of laat ook niets voor je doen.

Ik heb het over dat, soms toch wel, vervelende stemmetje in je hoofd. Dat stemmetje die jou de hele dag door allemaal verhalen vertelt die goed klinken. Maar bovenal jou niet echt in actie laten komen.

Dat stemmetje kun je ook wel het reptielenbrein noemen. Het oudste deel van de hersenen met grofweg de volgende 3 functies:

1. Jou beschermen tegen de dood (dit is goed)
2. Voortplanten (dit is meestal ook goed ;))
3. Jou op de plek houden waar je nu bent want verandering is verschrikkelijk (meestal niet goed)

Laat me je dat laatste punt direct even toelichten met een herkenbaar voorbeeld:

Stel dat je door dit artikel weer helemaal geïnspireerd raakt om lekker te gaan sporten. Want je weet dat sporten goed is voor je productiviteit. Het plan is dat je morgenochtend weer begint met hardlopen en je legt ’s avonds je kleren al klaar. Je zet je wekker dit keer om 5 uur in plaats van 6 uur. Dat voelt als een krachtige keuze en je hebt er zin in.

Dan is het moment daar. 5 uur in de ochtend en de wekker gaat. Je schrikt wakker en het eerste gesprek is er direct:

“Goh, dit is wel heel erg vroeg. Ik heb vandaag eigenlijk wel een belangrijke afspraak waar ik wel echt scherp voor moet zijn. Het is toch beter als ik vandaag het uurtje extra in bed wel mee pak. Morgen komt het beter uit. Ja ik begin morgen.”

En zo simpel word je er uitgeluld door je eigen gedachtes. Verhalen die altijd écht wel goed klinken maar onwerkbaar zijn op het moment dat je vooruit wilt. Want die stem. Het reptielenbrein zal er alles aan doen om jou op de plek te houden.

Jij bent niet jouw gedachten. Jij bent niet die stem.

Veel mensen denken dat ze hun gedachten zijn en gaan er daarom altijd in mee. Maar je moet weten dat er een verschil is tussen gedachten HEBBEN en gedachten ZIJN.

Nu je dit verschil weet kun je dus ook heel bewust een keuze maken om niet mee te gaan met je eigen verhalen. Op het moment dat je daar steeds beter en beter in wordt zal het makkelijker voor je zijn om vooruit te bewegen. Zeker met alle volgende punten in dit artikel.

Kortom: Train jezelf om die stem op te merken zodat je hem vervolgens aan de kant kunt zetten. Het zal dan steeds makkelijker worden om te doen wat je moet doen en je productiviteit een boost te geven.

2: Bepaal een WIG

De kans is groot dat je door de titel van dit tweede punt alweer in gesprek bent gegaan met jezelf. Over het woordje WIG. “Wat zou dit betekenen“, “Wat is dit nou weer voor afkorting”, “Waarom gebruikt hij een afkorting in een titel”. Ik ga je zo vertellen waar de letters voor staan en nog belangrijker wat je er mee kunt. Maar ik wil je ook via deze weg laten ervaren dat het gesprek met jezelf er altijd is. Want hoe meer je er bewust van wordt hoe beter je er ook mee kunt omgaan.

WIG staat voor Wildly Important Goal. Je hebt een doel nodig dat belangrijk genoeg voor je is om elke dag mee bezig te zijn. Zie het als een punt B. Als jij niets hebt waar je op mikt dan kun je ook nooit scoren. Misschien wel lekker comfortabel want dan kun je ook niet falen. Maar elke productiviteit tip in dit artikel is verder zinloos zonder een doel.

Waarom ik dat zeg?

Het is vrij simpel. Je kunt pas bepalen welke acties gedaan moeten worden om bij het doel te komen als je het doel weet. Anders blijf je altijd maar een beetje door de bewegingen heen gaan. En geloof me, dat doen de meeste mensen.

De logische stap nadat je alle benodigde acties hebt geformuleerd is het inplannen van deze acties. Het heeft dus bijzonder weinig zin om de ene planner na de andere te verslijten in de hoop dat ze je meer resultaat gaan geven. In de basis behaal je geen resultaat door een planner waarin je allemaal (nutteloze)acties zet. Acties die belangrijk lijken door de verhalen die je jezelf vertelt maar die eigenlijk niets bijdragen aan de grote doelen.

3: Waar bouw je op?

Een tent kunt je prima op het zand zetten zonder wat aan de ondergrond te hoeven doen. Als je een huis op diezelfde onbewerkte bodem zet is de kans bijzonder groot dat het huis instort. Natuurlijk heeft dit alles te maken met het fundament waarop gebouwd kan worden. Er is altijd een fundering nodig die past bij de opbouw.

En dit geldt uiteraard niet alleen voor gebouwen. Een voorbeeld zoals hierboven snapt iedereen en daarom ben ik dit punt hiermee gestart. Maar als je dit voorbeeld eens betrekt op jezelf als persoon, als partner, als vriend, als baas, als ouder. Hoe ziet jouw fundament er dan uit? Kan erop gebouwd worden of zijn er zwakke punten die vrij snel in elkaar storten bij een beetje belasting?

Met andere woorden. Waar sta je nu (punt A) op het gebied van Voeding, Beweging, Slaap? Dit zijn de drie basis fundamenten die in orde moeten zijn om doeltreffend naar B te kunnen bewegen.

In dit artikel ga ik niet dieper in op deze 3 basis fundamenten omdat dit monsterblogs op zichzelf zouden worden als ik er echt wat zinnigs over wil vertellen. En wellicht dat ik dat ook nog wel ga doen. Maar het enige voor nu hierover is dat je Voeding, Beweging, Slaap echt belangrijk genoeg moet maken voor maximale productiviteit.

Bekijk ook zeker dit artikel waarin ik mijzelf heb door laten meten en wat meer hierover vertel. Of klik op de afbeelding hieronder.

4: Kaders met winnende routines

Stel je eens voor dat je elke dag opnieuw bij alle activiteiten die je doet actief na moet denken. En daarmee bedoel ik ook echt alle acties vanaf het moment dat je je ogen opent in de ochtend. Tot op het punt dat je weer in bed ligt en je ogen sluit in de avond. Dus inclusief zelfs het elke dag opnieuw nadenken welke tijd je naar en uit bed gaat.

Denk je dan dat dit invloed heeft op je productiviteit of zal dat niet veel uitmaken?

De vraag stellen is hem natuurlijk beantwoorden. Want als je weet dat je als mens 80 duizend gedachtes hebt per dag dan wil je zoveel mogelijk van de dagelijkse activiteiten op de automatische piloot doen. Oftewel, je wilt routines in je dagen bouwen om minder na te hoeven denken over de simpele zaken. Zodat je het grootste deel van je energie kan bewaren voor de echt belangrijke zaken overdag die jou weer vooruit bewegen.

“Dat is toch saai om elke dag vast te leggen?”

Dit is een opmerking die we veel krijgen van mensen die nog vooral in gesprek zijn met zichzelf. Zie punt 1 van dit artikel.

Het is natuurlijk maar hoe je het bekijkt. Ik vraag je niet om letterlijk elke dag hetzelfde te doen. Ik vraag je alleen om na te denken over kaders. Dat hoeft niet direct voor elk uur in de dag. Maar begin eens met een ochtend en avond routine. Zie het als twee blokken. Bijvoorbeeld een AM blok en een PM blok. En bepaal wat je in die blokken elke dag opnieuw zou moeten doen om juist in de tijd daartussen (de hele dag dus) zo productief mogelijk te zijn.

Op de foto hieronder zie je mij in Bali direct na het opstaan. Ik had op dat moment maandenlang een routine van elke ochtend het eerste uur van de dag schrijven. Op deze specifieke foto was ik trouwens dit blog artikel aan het schrijven 🤓

5: Je dag begint de avond daarvoor

Na dit punt gaat het praktischer worden maar deze stap mag niet ontbreken als het gaat om productiviteit vergroten. Heel erg veel mensen beseffen zich niet goed genoeg dat je dag voor een groot deel bepaald wordt door de avond daarvoor.

Laat me dat even uitleggen.

Echt heel erg veel mensen kijken uit gewoonte zo’n beetje elke avond TV/Netflix tot ze bijna in slaap vallen. Dit is overigens niet een ideale routine uit het vorige punt 😉. Veel van die mensen eten ook nog eens ongezond op een laat tijdstip en drinken koffie in de avond.

Buiten dat de nacht in dit geval niet top zal zijn (ander topic maar wel heel erg belangrijk) is per direct al duidelijk dat de dag na deze avond en nacht niet top gaat zijn. Alleen zullen deze mensen dit niet snel zo ervaren omdat ze zich elke dag zo voelen waardoor het een standaard is geworden.

Mijn twee belangrijkste take away’s uit dit punt:

• • 1. Zorg voor een avondroutine die voor je werkt en bijdraagt aan een goede nacht
    2. Maak aan het eind van je werkdag/ in de avond je planning voor de volgende dag alvast

Door deze twee punten structureel dagelijks toe te passen gaat je productiviteit de dag erna drastisch omhoog.

6: Knip het op

“10 auto’s gelijk vooruit willen drukken is veel moeilijker dan 1 auto per keer”

Een flauwe uitspraak misschien maar wel waar. En zo is het natuurlijk ook in het leven. Als jij bent zoals heel veel mensen heb je veel ballen hoog te houden. Je moet presteren in je eigen business met heel veel kansen waar je potentie in ziet. Je hebt je partner, kinderen en familie die aandacht vragen. Daarnaast wil je ook nog fit en energiek blijven.

Mensen overschatten vaak wat ze in een dag kunnen doen maar onderschatten wat ze in een week, maand, kwartaal kunnen doen.

Hierdoor zijn er vaak hele ambitieuze korte termijn plannen. Maar is er heel regelmatig weer een teleurstelling omdat de planning niet af is. Resultaten worden niet bereikt en de relaties en gezondheid gaan er steeds meer onder lijden.

Daarom wil je kaders stellen

Een goede methode hiervoor is het werken in thema’s met maar maximaal 3 meetbare doelen per thema. Met daaraan de acties gekoppeld die je zo belachelijk klein maakt dat je op dagelijkse basis niet kunt falen.

Twee voorbeelden om je op weg te helpen:

Thema sales

3 Meetbare doelen:

• • 1. 100 leads opvolgen
    2. 4 webinars geven
    3. Conversie percentage website met 1% verhogen

Thema gezondheid

 3 meetbare doelen

• • 1. 4x per week 30 minuten hardlopen
    2. 80% van de tijd gezond eten
    3. Elke avond om uiterlijk 22:00 naar bed

De meetbare doelen kun je vervolgens kleiner maken door acties te bepalen om elke dag een klein beetje aan te werken. Consistentie. Dus niet, morgen 1 artikel af. Maar morgen 30 minuten schrijven aan dit artikel. Als de acties te groot zijn gaat je brein het niet aan kunnen waardoor je het dan niet doet.

Dit lijkt misschien wel te simpel. Te makkelijk. Zeker als je gewend bent om oneindige actie lijsten op te stellen. Merk op wat er gebeurd. Merk die stem op (punt 1). Zet hem aan de kant en doe wat je moet doet. Elke dag een beetje.

7: Blokken van tijd

Iedereen heeft dezelfde 24 uur in een dag. Voor iedereen gaat het ook even snel. Maar waarom krijgen dan toch zoveel mensen niet gedaan wat ze willen doen? Op deze vraag is niet éen antwoord te geven uiteraard maar inmiddels weet ik een ding wel. En dat is dat veel mensen niet goed met hun tijd omgaan.

Een to-do lijst maken lukt vaak nog wel. Maar om vervolgens al die acties te bundelen in blokken van tijd om hiermee aan de slag te gaan is al een heel stuk lastiger. Althans, dat is het verhaal wat veel mensen zichzelf vertellen.

“Ik wil wel mijn vrijheid behouden en als ik heel mijn dagen afkader mis ik het gevoel van vrijheid” 

“Ik word heel vaak onderbroken op een dag door mails, whats app en telefoon omdat ik altijd bereikbaar moet zijn”

Dit soort verhalen klinken gloed maar zijn niet erg werkbaar als je jezelf vooruit wilt bewegen en je productiviteit wilt vergroten. Het gaat voor nu te diep om de overtuigingen die hieronder liggen aan te pakken. Maar een simpele tip waar je vandaag nog mee kunt starten is door je dagen in te delen in blokken van tijd.

Op de schets hieronder zie je een heel simpel overzicht zoals een dag in blokken eruit zou kunnen zien.

De belangrijkste voordelen om op deze manier je dagen in de delen:

🔸Zorgt voor overzicht
🔸Geeft de mogelijkheid om gestructureerd en met volle focus aan je doelen te werken
🔸Zorgt ervoor dat je bijzonder productief kan zijn

Gratis tijdblokken sheet

Om je verder te helpen als het gaat om tijdblokken te maken voor jezelf kun je hier een worksheet downloaden die we al heel lang geleden hebben gemaakt. Een paar bedrijfsnamen en logo’s geleden zegmaar 😉. Maar dat maakt natuurlijk niets uit. Deze content is tijdloos en is nog steeds perfect te gebruiken.

8: Durf te kiezen

Misschien ken je de volgende uitspraak wel:

“Wanneer je jaagt op twee konijnen tegelijk zul je er geen een vangen”

Klinkt logisch toch. Want op het moment dat je met een deel van je aandacht en energie konijn A probeert te vangen. En met het andere deel van je aandacht konijn B. Zul je waarschijnlijk weinig succes hebben.

Als ik zo’n voorbeeld geef vinden mensen het vaak logisch. Ze snappen dat je niet twee konijnen gelijktijdig kunt vangen. Maar dezelfde personen zijn vervolgens zelf wel de hele dag bezig om meerdere taken gelijktijdig uit te voeren. Dat voelt dan zo lekker productief.

Maar als je heel eerlijk bent krijg je niet twee keer zoveel gedaan op een dag. Want naar beide taken gaat aandacht en energie. Het kan dus niet zo zijn dat je ze allebei met 100% aandacht en focus uitvoert. Dus er gaat per direct tijd en vaak ook kwaliteit verloren.

Je zult dus moeten kiezen om belangrijke taken na elkaar te doen. En niet gelijktijdig.

🔸Beantwoord dus niet mails als je een presentatie aan het volgen bent die belangrijk voor je is.
🔸Lees dus niet een boek en tussendoor je social media bijhouden.
🔸Bel dus niet tussendoor als je een schrijfblok hebt

Kun je dan helemaal nooit twee dingen gelijktijdig doen?

Ja zeker wel. Als een van de twee taken zo simpel voor je is dat je er niet over na hoeft te denken kan dit prima. Met iemand bellen terwijl je aan het afwassen bent kan perfect. Praten met een collega terwijl je een rondje aan het wandelen bent lukt makkelijk. Zelf luister ik inmiddels altijd podcasts of audioboeken tijdens het trainen in de gym. Dat lukt nu goed omdat ik al meer dan 10 jaar train en al jaren met hetzelfde schema waardoor ik niet meer hoef na te denken over de bewegingen.

9: Acties die wél bijdragen aan resultaat

Je herkent het volgende vast wel. De hele dag ben je lekker bezig. Je bent druk geweest en ’s avonds vraag je jezelf af wat je eigenlijk allemaal hebt gedaan. Wat je precies allemaal gedaan hebt kun je niet navertellen. Maar dat alle acties even belangrijk waren om echt resultaat te bereiken is te betwijfelen.

Omdat je helemaal tot hier bent gekomen in dit artikel weet ik dat je meer uit je dagen wil halen dan je nu doet. En het liefst terwijl er ook nog eens meer tijd over blijft voor andere leuke dingen.

Daarom is het zeker aan te raden om de volgende video te bekijken.

10: Niet blijven zagen

Tijd voor een kort verhaaltje met een heel herkenbaar voorbeeld:

Je loopt in het bos en je ziet daar twee mannen als een gek aan het zagen. Je weet wel. Met zo’n lange handzaag met aan beide uiteinden een handvat om samen te kunnen zagen. Ze zijn helemaal bezweet en staan als een malle te trekken en te duwen om progressie te maken.

Jij hebt er nu een tijdje naar staan kijken en ziet eerlijk gezegd niet echt veel vooruitgang. Je besluit de twee houtzagers te vertellen hoe ze sneller en vooral veel makkelijker die boom doorgezaagd kunnen krijgen.

Het advies luidt:

“Als jullie de zaag slijpen zal het veel makkelijker gaan. Waarom nemen jullie niet even pauze om de zaag weer scherp te maken”

Het antwoord van de 2 zagers:

“Dankjewel voor je tip maar wij hebben nu echt geen tijd om te stoppen”

En vervolgens blijven ze net zo hard en kansloos aan die zaag trekken.

Iedereen snapt dit

Wanneer een zaag bot is moet je hem slijpen om makkelijker en sneller weer vooruit te kunnen gaan.
Als je auto bijna geen brandstof meer heeft ga je niet blijven doorrijden omdat je geen tijd hebt om te tanken.

Waarom blijven dan toch zoveel mensen de hele dag door rennen en vliegen zonder af en toe eens stil te staan om weer op te laden. Om te tanken. Om de zaag weer te slijpen?

Het antwoord hoef ik hier niet te geven. Dat weet je zelf inmiddels heel goed.

Je hoeft alleen maar te zorgen dat je op tijd jouw eigen zaag slijpt. Dat kan om meerdere manieren zoals je in punt 3 van dit artikel al hebt gelezen.

11: Minder doen voor meer resultaat

Zelf was ik heel lang iemand die zoveel mogelijk op m’n lijstje schreef met de gedachte om op die manier zoveel mogelijk gedaan te krijgen.

Dit werkte wel. Maar het kon zeker beter.
Alleen dat wist ik toen nog niet maar is me gaandeweg de jaren duidelijk geworden.

In de video hieronder deel ik 3 herkenbare voorbeelden die ook voor jou kunnen helpen om meer resultaat te behalen. Op welk vlak dan ook.

12: Tijd voor jezelf is geen straf

Productiviteit heeft natuurlijk niet alleen maar te maken met al je taken zo snel en efficiënt mogelijk doen voor maximaal resultaat. Want je kan nog zo’n badass zijn die de voorgaande 11 punten allemaal perfect toepast. Als dat betekent dat je juist nog weer meer taken gaat doen, wat bij veel mensen het geval is, dan sla je nog steeds de plank mis.

Alle bovenstaande punten moeten er namelijk voor zorgen dat je meer aan jezelf gaat denken. Dat je meer tijd gaat besteden aan jou. Aan Me-Time.

In een wereld die nooit meer stilstaat. Waar alles steeds sneller gaat, steeds meer mensen wat van je willen en er altijd meer en beter mogelijk is. Kun je maar beter af en toe even stilstaan. Even tijd voor jezelf nemen in plaats van altijd maar voor anderen bezig te zijn.

Ook over dit onderwerp kunnen we een monsterblog op zichzelf schrijven. Misschien komt dat ook nog wel een keer maar voor nu wil ik het heel simpel voor je houden.

Ik weet dat heel veel mensen moeite hebben met het inplannen van Me-Time. Dat is altijd zo’n ondergeschoven ding dat wel komt als daar tijd en ruimte voor is. Iets wat je niet belangrijk genoeg maakt komt dus nooit.

Voor nu is de opdracht om de komende week minimaal éen moment voor jezelf in te plannen. En ook daadwerkelijk aanhouden uiteraard ;). Of dat nou een uurtje wandelen is, een avond naar de sauna of even lekker in bad maakt niet uit. Plan het tenminste éen keer in komende week en geniet er volop van. Vanaf dat moment ga je dit vaker doen.

Het mooie is. Door die tijd voor jezelf weer een keer echt te claimen slijp je gelijk je eigen zaag. De voordelen daarvan hoef ik jou op dit punt denk ik niet meer te vertellen 😉

Hoe nu verder?

Allereerst respect dat je helemaal tot hier bent gekomen. Het was een lang artikel om te schrijven maar het was weer een plezier om dit voor jou uit te werken. Want zoals je weet komen wij altijd vanuit maximale toegevoegde waarde. We willen jou oprecht verder helpen en dat lukt niet met een slap artikeltje van een paar honderd woorden zonder echte inhoud.

Je hebt zojuist een hoop theorie tot je genomen als het gaat om het vergroten van je productiviteit. Niet alles was nieuw voor je. Dat hoeft ook helemaal niet. Het is zelfs alleen maar beter als niet alles nieuw was. Succes zit hem namelijk in de kracht van herhaling. En actie 😉

Kom direct in actie

De perfecte vervolgstap voor jou nu is Productiviteit op Slippers.

Dit online programma gaat ervoor zorgen dat je meerdere ballen gelijktijdig hoog kunt houden en veel gedaan krijgt. Terwijl je altijd ontspannen bent en geen stress ervaart.